Pour un cabinet d’expertise comptable, suivre les comptes d’un client suppose de répéter de nombreux contrôles : consulter un solde, comparer plusieurs comptes, vérifier un seuil ou repérer une évolution entre deux périodes. À l’échelle d’un portefeuille, ces vérifications prennent du temps et les situations à examiner se retrouvent dispersées entre les dossiers.
Avec Full Bizz, cabinet d’expertise comptable qui accompagne les TPE, nous avons développé Argos, un hub d’alertes comptables sur mesure. Le projet répond à un besoin précis : permettre aux experts-comptables de construire eux-mêmes des règles complexes, puis de confier leurs calculs au logiciel pour se concentrer sur les situations qui demandent leur attention.
Transformer un contrôle comptable en règle réutilisable
Le point de départ est le raisonnement du professionnel. Quelles données faut-il regarder ? Sur quelle période ? Dans quelles conditions faut-il être averti ? Un simple seuil peut suffire pour un dossier ; un autre nécessite de croiser plusieurs critères.
Dans Argos, chaque alerte est rattachée à une entreprise. L’expert-comptable lui donne un nom, une description, une catégorie et un niveau de priorité, puis définit ses conditions de déclenchement. Il peut activer ou désactiver la règle et adapter ses paramètres au suivi du client.
Les conditions peuvent être regroupées avec des opérateurs ET et OU, y compris à l’intérieur d’autres groupes. Il devient ainsi possible d’exprimer un raisonnement tel que « ce seuil est dépassé ET au moins l’un de ces deux autres critères est rempli », sans écrire de code.
Construire des calculs complexes dans un éditeur visuel
Nous avons conçu un éditeur dans lequel l’utilisateur assemble les éléments de sa condition. Il choisit les données à comparer, les opérations à effectuer et le comparateur à appliquer : supérieur à, inférieur à, égal à ou différent de, par exemple.
Une formule peut utiliser une valeur fixe, le solde d’un compte, ses débits ou ses crédits, ou encore une agrégation sur plusieurs comptes. Les additions, soustractions, multiplications, divisions et parenthèses permettent de composer des calculs plus élaborés. Des calculs prédéfinis sont également disponibles.
Le choix de la période fait partie de la règle. L’utilisateur peut travailler sur un exercice, une lecture mensuelle ou cumulée, et utiliser des décalages de mois ou d’année pour ses comparaisons. Le contrôle conserve ainsi son contexte temporel au lieu de se limiter à un montant isolé.
Un aperçu reformule la condition au fil de sa construction. Les valeurs calculées et les messages de validation aident à vérifier ce qui a été configuré avant d’enregistrer. L’enjeu est de rendre cette puissance de calcul accessible aux équipes comptables au quotidien.
Relier les règles aux données comptables
Argos est connecté à Pennylane pour récupérer les entreprises, leurs exercices et les fichiers d’écritures comptables, les FEC. Cette synchronisation alimente les données sur lesquelles reposent les contrôles.
Le moteur évalue les formules et leurs combinaisons, puis crée les notifications correspondant aux conditions remplies. Les contrôles peuvent être exécutés pour une alerte, pour les alertes d’un client ou à l’échelle du portefeuille. Une même règle peut donc être réévaluée sans reconstruire son calcul à chaque vérification.
Cette liaison entre les données et les règles limite les manipulations répétitives nécessaires au suivi des dossiers. Le professionnel définit ce qu’il souhaite surveiller ; le logiciel prend en charge l’exécution du calcul.
Retrouver les dossiers qui demandent une attention
Le tableau de bord rassemble les alertes des différentes entreprises et les classe selon quatre niveaux : faible, moyen, élevé et critique. Chaque alerte conserve le lien avec le client concerné et sa catégorie, pour comprendre rapidement où intervenir.
Les équipes disposent aussi du suivi des notifications lues et non lues, de commentaires et de paramètres de rappel. Elles peuvent organiser le traitement des situations détectées dans le même outil que celui qui les a fait remonter.
Réduire les vérifications répétitives pour dégager du temps d’analyse
Avec Argos, Full Bizz dispose d’un outil qui traduit les méthodes de contrôle du cabinet en règles exécutables. Le gain recherché porte sur le travail répété d’un dossier à l’autre : retrouver les données, refaire les calculs et identifier les points à examiner.
Ce temps peut être consacré à comprendre une situation, échanger avec le dirigeant et préparer les actions utiles. L’expert-comptable garde la main sur les critères de surveillance et sur l’interprétation des alertes.
Ce projet illustre notre travail de développement de logiciels métier sur mesure : partir des pratiques d’une équipe pour construire un outil qui les rend plus simples à appliquer au quotidien.
Les captures présentées proviennent de l’environnement de test. Les entreprises, montants, volumes et règles affichés servent à illustrer le fonctionnement d’Argos.